Eröffnen die umgebaute KFZ-Zulassungsstelle (v. l.): Britta Zur, Beigeordnete für den Bürgerservice, Oberbürgermeister Dr. Stephan Keller, Stadtkämmerin Dorothée Schneider und Viktor Schneitler, Abteilungsleiter Straßenverkehrsamt,©Landeshauptstadt Düsseldorf/Ingo Lammert
Optimierte Abläufe steigern Service- und Aufenthaltsqualität/Neues Büroraumkonzept/Kostenrahmen leicht unterschritten
Die Kfz-Zulassungsstelle am Höherweg erstrahlt nach sechsmonatiger Umbauzeit in neuem Glanz. Die räumliche und organisatorische Ausrichtung der Zulassung wurde grundlegend geändert, um die Service- und Aufenthaltsqualität für die Kunden wie auch für Mitarbeitende zu verbessern. Oberbürgermeister Dr. Stephan Keller hat die Eröffnung am Montag, 11. September, gemeinsam mit der Beigeordneten für den Bürgerservice Britta Zur und Stadtkämmerin Dorothée Schneider vorgenommen.
Das neue Konzept auf der rund 1.500 Quadratmeter großen Fläche setzt auf eine klare bauliche Trennung zwischen dem Front-Office-Bereich mit den Kundenschaltern und dem Back-Office-Bereich, in dem Anliegen ohne Kundenkontakt bearbeitet werden. An 13 Bedienschaltern und vier Schnellschaltern können Anliegen nach vorheriger Online-Terminvereinbarung erledigt werden. An 26 Arbeitsplätzen werden im Back-Office außerdem sämtliche Anliegen bearbeitet, die digital über das städtische Serviceportal eingehen, ebenso wie Anliegen von gewerblichen Kunden. Die Trennung der Bereiche sorgt auch für eine erhöhte Sicherheit der Mitarbeitenden, da ein Übergang aus dem Kundenbereich ins Back-Office nicht ohne Weiteres möglich ist.
Für die Annahme und Ausgabe gewerblicher Zulassungen (sogenannte Händlerannahme) gibt es einen separaten Bereich mit eigenem Gebäudezugang, der auch im Sinne der Korruptionsprävention klar vom Privatkundenbereich und dem Back-Office getrennt ist. Neben den neuen Arbeits- und Wartebereichen sind auch moderne Sozial- und Besprechungsbereiche für die Mitarbeitenden entstanden.
“Die neue Zulassungsstelle macht es uns möglich, eine bessere Servicequalität in einer modernen Umgebung anbieten zu können. Zusammen mit den angepassten Abläufen profitieren unsere Bürgerinnen und Bürger ebenso wie die Mitarbeitenden von den Veränderungen. Unsere Bemühungen um einen verbesserten Bürgerservice werden hier sichtbar und erlebbar”, betont Oberbürgermeister Dr. Stephan Keller die Vorteile der neuen Zulassungsstelle.
Gleichzeitig verbessert das neue Raumkonzept ergänzend zum Terminvergabe- und Aufrufsystem das Kundenmanagement vor Ort. Um die Wartezeit möglichst kurz zu halten, erhalten eingecheckte Kunden zeitnah vor ihrem Termin mittels eines QR-Codes Zugang in den Wartebereich der Schalterhalle. Bei Fragen unterstützt außerdem die neue Concierge-Funktion: Im Foyer werden Kunden von einem Mitarbeitenden empfangen und bekommen bei Bedarf Hilfe beim Check-in oder der Buchung eines Termins an den Terminals.
Sämtliche Maßgaben zur Barrierefreiheit gemäß dem Leitfaden für barrierefreies Bauen der Landeshauptstadt Düsseldorf wurden berücksichtigt. Ein taktiles Leitsystem auf dem Boden des Foyers hilft zum Beispiel bei der barrierefreien Auffindung des Infopoints vom Eingang aus. Bei der Einrichtung wurde auf nachhaltige Produkte geachtet, die Beleuchtung auf LED umgestellt und die Veränderung der Raumakustik berücksichtigt.
In Planung und Gestaltung wurde das Konzept mit enger Beteiligung der Mitarbeitenden erarbeitet. Beigeordnete Britta Zur: “Die neue Zulassungsstelle bringt Serviceorientierung und den Schutz unserer Mitarbeitenden in besonderer Weise in Einklang. Besonders freue ich mich, dass wir dies mit enger Beteiligung der Mitarbeitenden erreichen konnten, die über den gesamten Prozess hinweg eingebunden waren. Dieser gelungene Umbau ist ein erstes Ergebnis unseres Projekts ‘Bürgerservice 2.0’.”
Der Umbau der Zulassungsstelle ist für die Landeshauptstadt gleichzeitig der erste Schritt zu einem neuen Büroraumkonzept. Testweise wird erstmalig ein Desk-Sharing eingeführt, bei dem die Arbeitsplätze von allen Mitarbeitenden gemeinsam und abwechselnd genutzt werden. Ein ähnlich offenes und modernes Konzept ist auch für das neue Technische Rathaus an der Moskauer Straße geplant.
Die Gesamtkosten der Umbaumaßnahme wurden im Ausführungs- und Finanzierungsbeschluss mit 1,595 Millionen Euro angegeben. Dieser Kostenrahmen konnte sogar unterschritten werden: Rund 85.000 Euro wurden eingespart.
“Die neue Zulassungsstelle begeistert mich sogar in doppelter Hinsicht. Als zuständige Beigeordnete für den Bereich des Gebäudemanagements freue ich mich, dass der Umbau zeitlich so gut funktioniert hat und zu einem so attraktiven Ergebnis geführt hat. Gleichzeitig ist es für mich als Stadtkämmerin natürlich sehr erfreulich, dass der Kostenrahmen nicht nur eingehalten, sondern sogar leicht unterschritten werden konnte”, sagt die Beigeordnete und Stadtkämmerin Dorothée Schneider.
Die Zulassungsstelle am Höherweg 101 konnte während der gesamten Umbauzeit geöffnet und somit als Anlaufstelle für die Anliegen der Düsseldorferinnen und Düsseldorfer verfügbar bleiben. Die Veränderungen im Arbeitsumfeld der Mitarbeitenden sind in enger Abstimmung mit dem Personalrat erfolgt, die Mitarbeitenden selbst wurden in einem Workshop auf die neue Arbeitssituation vorbereitet.
Hintergrund Projekt “Bürgerservices 2.0”:
Das Projekt “Bürgerservices 2.0” nimmt die Bürgerbüros, das Straßenverkehrs- und das Standesamt in den Blick. Ziel ist es, die Bereiche des Amtes für Einwohnerwesen zukunftsfähig als konstruktive, moderne und professionelle Dienstleister aufzustellen. Dazu wird eine ganzheitliche Betrachtung vorgenommen: Zum einen sollen Service und Prozesse für die Düsseldorferinnen und Düsseldorfer erleichtert und verbessert werden. Zum anderen sollen auch interne Rahmenbedingungen, Abläufe und Strukturen für die Mitarbeitenden optimiert und modernisiert werden. In diesem Zuge liegt ein besonderer Fokus auf der Sicherheit der Beschäftigten. Die Bandbreite der Themen in dem umfassenden Projekt reicht von optimierten Prozessen, über die Themen Erreichbarkeit, Öffnungszeiten, Terminvergabe und Digitalisierung weiterer Dienstleistungen hin zu Personalakquise, ‑bindung und Optimierung der Standorte.
